为什么越来越多场所升级来访登记方式?这三大优势很关键
过去,大多数场所采用纸质登记的方式。访客到达后,需要在登记本上手动填写姓名、联系方式、来访目的、被访人等信息。这一过程存在诸多问题:一是耗费时间,尤其是在访客较多时,排队等待登记的时间较长,降低了访客体验;二是信息准确性难以保证,字迹潦草、信息填写不全等情况屡见不鲜;三是后续查询和统计不便,纸质登记本堆积如山,想要查找某一条特定的访客记录,如同大海捞针;四是存在信息泄露风险,纸质登记本随意放置,容易被他人获取其中的敏感信息。
访客宝如何实现高效便捷
1. 快速搭建专属登记系统
访客宝是一款功能强大的微信小程序工具,专为扫码登记设计。仅需 5 分钟,即可快速搭建起适用于各种场景的登记系统。管理者登录备案宝小程序后,根据提示填写 / 上传相关信息,如单位名称、地址、联系电话等基础信息,还能自定义登记项,比如是否需要访客填写身份证号、车牌号等特殊信息。完成设置后,下载生成的小程序码 / 二维码,并将其粘贴在门卫处等显眼位置,专属的来访登记系统就搭建完成了,简单便捷,无需复杂的技术操作和高昂的设备投入。
2. 客户一键扫码快速登记入场
对于访客而言,到访时只需拿出手机,扫描张贴的二维码,即可进入登记页面。按照页面提示,一键填写个人信息,如姓名、手机号、来访事由等,提交后就能快速完成登记入场,无需再排队手写登记。整个过程流畅便捷,大大节省了访客的时间,提升了访客的到访体验,让访客感受到被访单位高效、专业的管理服务。
3. 丰富实用的产品功能
访客数据统计与查看:访客宝支持实时查看访客数据,管理者可以随时登录小程序,查看各时段的访客登记记录,了解访客的到访情况。还能对访客数据进行快速统计,支持 Excel 一键导出,方便进行数据分析和存档,为后续的管理决策提供数据支持。
登记通知提醒:当访客扫码登记后,系统会自动推送微信消息给相关人员,如被访者或门卫管理人员,让他们第一时间知晓访客的到来,提前做好接待准备,避免出现访客无人接待的尴尬情况,提高接待效率和服务质量。
团队协作管理:该系统支持多员工共同管理登记工作,可以配置门卫、管理人员、被访者等不同角色的权限。不同角色在各自权限范围内进行操作,协同完成来访登记管理流程,确保管理工作的有序进行。例如,门卫负责现场访客登记的监督,管理人员负责整体数据管理和权限设置,被访者能及时收到访客通知,各环节紧密配合。
支持扫码离场:访客完成访问后,离开时可再次扫码进行离场登记,系统会自动记录离场时间,并推送提醒给相关人员,实现对访客从进入到离开的全流程闭环管理,让管理更加规范、严谨。
访客审核功能:开启审核功能后,访客登记信息需经过人工审核才能通过。可根据需求设置管理、门卫、被访者等不同审核角色,确保进入场所的访客身份真实、来访目的明确,有效保障场所的安全和秩序。例如,在一些对安全要求较高的企业或机关单位,通过严格的访客审核,防止无关人员进入。
多种模板可选:为了满足不同用户的个性化需求,访客宝提供多种展示模板样式和色彩搭配,用户可以根据自身喜好和场所风格,搭建具有独特风格的登记系统,彰显单位的特色和专业性。
全场景适配
访客宝凭借其强大的功能和便捷的操作,完美适配各种场景。在学校,可用于新生报到、家长来访、校外人员参观等登记场景,实现学生信息的快速采集和高效管理,保障校园安全有序;在企业,无论是日常商务访客、合作伙伴来访,还是员工家属探访,都能通过访客宝快速完成登记,提升企业形象和管理效率;在机关单位,满足外来办事人员、调研人员等的登记需求,规范人员出入管理,确保单位办公环境安全;
在小区,用于外来访客、快递员、外卖员等的登记,加强小区门禁管理,为居民营造安全的居住环境。截至目前,访客宝已经服务了 5 万 + 企业,覆盖学校、企业、小区、单位、机关、厂区、园区等全场景,得到了广大用户的认可和好评。
在数字化时代,高效便捷的来访登记是提升管理水平的重要体现。访客宝以其创新的扫码登记模式、丰富实用的功能和全场景适配的特点,为各场所提供了一站式的来访登记解决方案。它不仅解决了传统登记方式的痛点,还为管理者和访客带来了全新的、高效便捷的体验。
访客宝小程序填写个人资料有什么作用?访客宝小程序个人资料如何填写呢?